Obiettivo della posizione:

Garantire una corretta gestione del dipartimento Amministrativo e Logistico di Oikos in Mozambico, coerentemente con le procedure e le strategie di Oikos e dei suoi donatori.

Supervisionare l’operatività degli uffici di Pemba e Ibo.

Responsabilità

Coordinare i Dipartimenti Amministrazione e Risorse Umane e Logistico di Oikos in Mozambico.

In particolare, è incaricato di seguire le attività logistiche per facilitare le azioni operative dei progetti in corso secondo i piani di lavoro definiti con i responsabili di progetto e secondo le procedure di Oikos e dei donatori.

Supporta inoltre i Project Manager nel monitoraggio dei budget di progetto e nella preparazione di tutti i documenti logistici e di approvvigionamento.

Gestire tutte le principali attività amministrative e finanziaria di Oikos in Mozambico, garantire la supervisione amministrativa degli uffici dislocali (Ibo e Maputo) e il suo coordinamento con l’ufficio di Pemba

Supporta l’HQ nelle attività di rendicontazione dei progetti

Principali Attività

· Gestire il sistema di contabilità interna garantendo la corretta ripartizione dei costi, in base al budget del progetto, attraverso il costante aggiornamento di strumenti di gestione delle spese (forniti da Oikos).

· Garantire una corretta gestione di fondi e conti bancari, inviando all’HQ le riconciliazioni mensili all’HQ, mantenendo la tracciabilità delle spese e collaborando con i PM per le richieste fondi all’HQ.

· È responsabile di tutti i pagamenti via banca, M-Pesa, Emola e altre forme di trasferimento fondi in linea con le procedure di Oikos e dei donatori.

· Assicura la corretta e completa archiviazione, sia cartacea che virtuale, della documentazione amministrativa, in conformità con i regolamenti dei principali donatori e in linea con le

procedure.

· Supervisiona il Dipartimento Logistico per la preparazione e il controllo dei processi di procurement e la raccolta e archiviazione della documentazione di supporto da predisporre per i diversi rendiconti.

· Gestisce il processo di rendicontazione per i progetti che la prevedono in loco, relazionandosi direttamente con i donor.

· Supporta i Project Manager nella pianificazione delle spese e delle attività amministrativo -logistiche.

· Collabora con il Project Manager per la pianificazione e la gestione dei costi di gestione mensili (affitto uffici, servizi pubblici, manutenzione, carburante) al fine di garantire la sostenibilità finanziaria dell'ufficio locale.

· Gestisce contratti quadro con i fornitori, di affitto e altri di competenza amministrativa.

· Gestione delle procedure di visto per il personale espatriato.

· Svolge la funzione di office manager, promuovendo riunioni periodiche di coordinamento con lo staff e applicando meccanismi di controllo interno.

· In collaborazione con il Coordinatore Paese basato a Maputo, rappresenta Oikos nella Provincia di Cabo Delgado e cura i rapporti formali con le autorità locali, donatori istituzionali e agenzie internazionali ed opera per consolidare la presenza di Oikos nel Paese, collaborando con il Programme Manager nella definizione di strategie di sviluppo nel Paese.

Requisiti richiesti:

· Istruzione nel settore dell’economia, finanza, contabilità o amministrazione;

· Esperienza lavorativa di almeno tre anni in un dipartimento amministrativo e/o logistico di ONG nei paesi in via di sviluppo;

· Esperienza di almeno 1 anno nel coordinamento di team logistici o amministrativi.

· Conoscenza delle procedure di rendicontazione dei principali donatori istituzionali;

· Conoscenza delle procedure di acquisto richieste dai principali donatori istituzionali;

· Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel (sarà svolto un test pratico);

· Ottima conoscenza della lingua italiana (il colloquio sarà in lingua italiana).

Costituiranno titolo preferenziale:

· Esperienza di rendicontazione di progetti di emergenza (donor AICS, agenzie UN)

· Buona conoscenza della lingua portoghese;

· Esperienza specifica in Mozambico