Finalità del ruolo:

Nell’ambito del progetto “Formazione e Imprenditorialità Sostenibile: verso un eco-sistema VET equo ed inclusivo” finanziato dall’AICS, il/la Responsabile Amministrativo/a dovrà:

• garantire la corretta, trasparente ed efficace gestione amministrativo-contabile in particolare del progetto sopra indicato e dei progetti in corso di implementazione nel paese.
•  garantire l’efficiente organizzazione degli uffici locali dal punto di vista logistico, della gestione amministrativa e del personale locale.

Attività da realizzare:

Il/la Responsabile Amministrativo/a sarà responsabile delle seguenti attività:

• Elaborare il piano finanziario dei progetti, in raccordo con Coordinatore Regionale Pianificazione e Controllo (CRPC)/Desk Amministrativo e Rappresentante Paese Loco (RPL), raccogliere eventuali preventivi e valorizzazioni in loco.
• Elaborare su base annuale il piano finanziario Paese che includa previsioni di spese e le coperture necessarie.
• Consolidare le richieste fondi mensili per la regolare gestione finanziaria del VIS Ghana e, in raccordo con il Rappresentante Paese Loco (RPL).  
• Garantire una corretta gestione dei documenti amministrativi e contabili dei progetti, anche quella richiesta dai revisori esterni e dal donatore;
• Assicurare una corretta gestione delle casse, dei conti correnti bancari e della relativa riconciliazione su base mensile;
• Supervisionare l’aggiornamento della PN loco, tramite il gestionale (SQUARE) e inviare a CRPC gli estratti c/c/b & casse, riconciliazione.
• Assicurare una corretta gestione amministrativa dello staff nazionale (contratti, buste paga, tasse, presenze, ferie e permessi…) rispettando la normative locale in materia fiscale e di prevenzione sociale;
• Coordinare e supervisionare lo staff amministrativo nazionale, provvedendo al training on-the-job delle stesse e/o a momenti di formazione dedicati, nonché al monitoraggio della performance e valutazione annuale.
• Monitorare in collaborazione con l’RPL e i Project Manager l’andamento economico-finanziario dei progetti, elaborando piani finanziari, piani per gli acquisti e segnalando eventuali scostamenti dal budget approvato.
• Predisporre la documentazione necessaria per l’attuazione di procedure amministrative previste per l’avvio di nuovi progetti, per gli acquisti e servizi (preventivi, tender…) e per l’elaborazione di budget per nuove proposte progettuali.
• Elaborare i report finanziari intermedi e finali, sotto la supervisione del CRPC e in raccordo con RPL e i PM, predisponendo la documentazione necessaria per i rendiconti, variazioni di budget, integrazioni o modifiche, richiesti dal donatore, nel pieno rispetto delle procedure interne e del donatore.
• Gestire e mantenere ottime  relazioni con i partner di progetto, auditor, donatori, autorità locali ed eventuali altri stakeholder per le questioni amministrative, favorendone la proficua collaborazione.
• Tenere costantemente aggiornato l’inventario di tutti i beni di proprietà del VIS ed eventualmente gestire le scorte in un magazzino appropriato, evitando il danneggiamento dei beni stoccati.
• Tenere costantemente aggiornato l'elenco dei fornitori locali affidabili e dei contratti stipulati con i fornitori, per essere utilizzato durante la procedura di acquisto di beni e servizi.
• Tenere costantemente aggiornato l’elenco dei contatti dello staff espatriato e locale della Missione, per tutte le basi nel Paese, e inviarlo alle Risorse Umane ad ogni aggiornamento.
• Revisionare regolarmente le procedure interne amministrative e di procurement, del VIS Ghana.

Requisiti

Conoscenze:

• Laurea in Scienze Economiche, Management, Scienze Politiche e Relazioni Internazionali, o altri settori affini/rilevanti
• Buona conoscenza di Excel e di applicativi di contabilità
• Ottima conoscenza della lingua inglese scritta e parlata
• Buona conoscenza della lingua italiana

Competenze:

• Pregressa esperienza di gestione amministrativo-contabile di progetti di cooperazione allo sviluppo di almeno 3 anni;
• Esperienza pregressa di lavoro in progetti di cooperazione allo sviluppo in Africa subsahariana/Africa Ovest;
• Esperienza pregressa di rendicontazione finanziaria di progetti finanziati da donatori istituzionali.
• Conoscenza delle procedure di acquisto dei principali donatori istituzionali (AICS, UE, ECHO, Donatore Privati e Agenzie delle Nazioni Unite).

Capacità

• Capacità di supervisione e ottica d’insieme degli aspetti economico-finanziari
• Capacità di coordinamento e supervisione staff locale in accordo con le leggi vigenti nel paese;
• Capacità di formare il personale locale attraverso il learning-by-doing (training on the job)
• Capacità di reazione agli imprevisti;

Dimensione psico-attitudinale:

• Forte spirito di adattamento
• Buona capacità di gestione degli imprevisti e attitudine al problem solving
• Capacità di collaborare con controparti religiose
• Affidabilità e scrupolosità

Per inviare la candidatura compilare il form specificando il ruolo: 3390 RAL Ghana

Si richiede il CV, lettera di motivazione e le Referenze (almeno 2 contatti).

Scadenza invio candidature:  31 luglio 2025

Solo i profili che rispettano i requisiti richiesti verranno contattati.

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Il processo di selezione si basa su criteri non discriminatori, per cui i candidati vengono selezionati senza alcuna distinzione di etnia, genere, orientamento politico e sessuale, religione, opinioni personali.

Il VIS applica il principio di tolleranza zero per qualsiasi tipo di abuso, sfruttamento o violenza contro bambini e bambine, adolescenti, giovani adulti e adulti e/o altri comportamenti non rispettosi della dignità umana, da parte del proprio personale, del personale partner o di altro personale associato alla ONG.