Descrizione del VIS e del contesto generale della collaborazione: 

La Fondazione VIS - Volontariato Internazionale per lo Sviluppo - ETS è un Organizzazione della Società Civile (OSC) che si occupa di cooperazione allo sviluppo e di solidarietà internazionale. Inoltre è un’agenzia educativa, che promuove e organizza attività di sensibilizzazione, educazione, formazione per lo sviluppo e per la cittadinanza globale.

La collaborazione sarà instaurata nell’ambito del programma di gestione, supervisione e controllo di tipo finanziario, amministrativo, contabile e procedurale (quest’ultimo concernente la compliance interna e vs i donor) in essere presso la Fondazione VIS – ETS, e che ha per oggetto le iniziative e i progetti di cooperazione allo sviluppo e di aiuto umanitario implementati in alcuni paesi target dell’organismo e finanziati dai principali donor nazionali ed internazionali, tra i quali – a titolo di esempio - MAECI-AICS, EU (varie linee di budget), UN-OCHA, FAMI, ecc.

Principali Responsabilità e Obiettivi:

In particolare, il/la Desk Officer presso il Dip.to Finance, Pianificazione e Controllo (DFPC) risponde alle seguenti esigenze gestionali:

•    Predisporre la programmazione economico-finanziaria dei coordinamenti regionali, ove esistenti, e dei singoli paesi target (inclusa l’eventuale progettualità in Italia ed Europa) assegnati alla sua diretta competenza; in particolare, interviene nella fase di budgeting, stabilendo, di concerto con il Responsabile DFPC, le strategie economiche volte al sostenimento delle aree e dei programmi di sua competenza e la loro armonizzazione con la sostenibilità dell’intero organismo;

• Supervisionare e coordinare la filiera gestionale/amministrativa e finanziaria degli interventi nei paesi-partner assegnati alla sua competenza, assicurare il monitoraggio amministrativo e finanziario della programmazione paese e dei singoli progetti in corso ed il budgeting di quelli che vengono elaborati;
• Garantire una funzione di terminale/referente per le problematiche emergenti e per il corretto impiego degli strumenti gestionali;
• Verificare e facilitare il rispetto e l’attuazione delle procedure interne ed esterne (compliance vs. donor e istituzioni), compresa la relativa formazione;
• Coordinare e finalizzare la rendicontazione delle iniziative agli enti finanziatori (incluso auditing), garantendo il rispetto degli standard e delle procedure all’uopo stabilite dagli stessi;
• Assicurare la correttezza della rendicontazione e della gestione delle iniziative e degli uffici-paese nella COGE - COAN e nel bilancio dell’organismo, anche a fini di controllo e monitoraggio.
• Dovrà, altresì, svolgere il suo ruolo nel pieno rispetto della Politica di Safeguarding del VIS.

Principali mansioni e attività da realizzare:

Con riferimento ai paesi target e alla progettualità specifica che saranno attribuiti alla sua competenza, il Desk Officer FPC assume specificatamente le seguenti responsabilità e compiti:

1. Gestione e controllo di secondo livello della contabilità, del bilancio preventivo e consuntivo, della programmazione e budgeting, della rendicontazione interna ed esterna, nonché degli aspetti amministrativo-contabili e legali.
2. Contribuire all’attuazione delle procedure atte al funzionamento del modello organizzativo e del sistema di gestione, valutandone periodicamente i risultati e proponendo altresì gli eventuali correttivi da apportare.
3. Coordinare l’elaborazione della programmazione economico-finanziaria su base annuale e pluriennale, monitorarne e garantirne l’attuazione.
4. Coordinamento della gestione dei flussi finanziari in/out e dei pagamenti, compresa la presentazione delle relative richieste e autorizzazioni.
5. Garantire la completezza, attendibilità e puntualità dei dati e delle informazioni economiche, patrimoniali e finanziarie, da inserire nella contabilità generale e analitica (COGE - COAN), per l’elaborazione dei bilanci-paese e dell’organismo e per il controllo di gestione.
6. Supervisione e coordinamento del pieno e corretto impiego, nonché del miglioramento e degli sviluppi, degli strumenti di gestione, tra cui il software Square, gli strumenti IT e la relativa sicurezza.
7. Verificare l’adempimento degli obblighi in materia contrattuale, fiscale e giuslavoristica previsti da leggi e regolamenti nazionali.
8. Fornire adeguato supporto ai Responsabili Amministrativi Loco (RAL) e garantire un controllo di secondo livello nella formulazione di budget per nuove proposte progettuali, varianti e altri atti connessi al budgeting progettuale, sottoponendo le versioni definitive al Responsabile DFPC.
1. Elaborazione e/o verifica delle parti amministrativo-finanziarie e procedurali di accordi, MoU, protocolli, vademecum et similia con partner e altri stakeholder programmatici.
10. Garantire la regolare gestione e la corretta elaborazione del reporting finanziario e contabile intermedio, periodico e finale dei programmi e degli interventi nei paesi e/o iniziative di propria competenza, nel rispetto delle procedure interne, delle previsioni normative, dei regolamenti e delle linee-guida stabilite dai donatori.
11. Verificare e validare lo stato di avanzamento e il monitoraggio finanziario dei progetti in corso, in raccordo con i RAL e i Project managers (PM).
50. Garantire la regolare esecuzione di acquisti, contratti, lavori e servizi secondo le soglie, in ottemperanza alle procedure interne e a quelle specifiche eventualmente stabilite dai donatori, autorizzare i piani per gli acquisti, servizi e lavori trasmessi dai RAL.
1000. Condurre missioni di monitoraggio e di studi di fattibilità nei paesi di propria competenza.
14. Coordinamento delle relazioni con revisori, auditor e donor pubblici e privati nella materia della gestione amministrativa e rendicontazione dei programmi di propria competenza.
15. Predisposizione della documentazione richiesta dagli/per gli organi di controllo interni ed esterni.
16. Collaborare con il Dip. Delle Risorse Umane nella selezione e valutazione del personale amministrativo espatriato e nell’organizzazione e realizzazione della formazione.
17. Svolgere ad interim le funzioni di RAL in caso di vacatio temporanea di tale incarico, ovvero qualora tale figura non sia prevista dai progetti e/o qualora gli interventi vengano gestiti da remoto.
18. Altri adempimenti richiesti dal Responsabile del DFPC e/o dalla DG.

Requisiti:

Conoscenze e competenze:

• Laurea quinquennale in Scienze politiche, Giurisprudenza, Economia, Scienze sociali o simili, conseguita da almeno 8 anni.
• Saranno considerati preferenziali titoli di specializzazione ulteriori, quali Master e certificanti comprovanti la partecipazione a corsi di approfondimento inerenti alla cooperazione internazionale e all’aiuto umanitario, amministrazione e gestione finanziaria e contabile, ecc.
• Esperienza lavorativa nel settore di competenza professionale di almeno 7 anni sul campo e/o presso sede in posizione simile o speculare alle dipendenze di ONG, enti finanziatori e PP.AA.
• Padronanza della suite Office 365.
• Ottima e aggiornata conoscenza di standard e procedure di gestione e rendicontazione dei principali enti finanziatori nazionali e internazionali, in particolare MAECI-AICS, EU, UN-OCHA, FAMI, ecc.
• Ottima conoscenza dei caratteri fondamentali dei sistemi procedurali interni delle ONG.
• Ottima conoscenza dei principi e caratteri fondamentali della gestione amministrativa e contabile di progetti di sviluppo e di aiuto umanitario.
• Sarà considerata preferenziale la capacità di impiego di strumenti software di gestione contabile e data-management.
• Capacità avanzate di pianificazione, valutazione e analisi. Buone capacità di redazione di report;
• Ottima conoscenza dell'inglese e dell'italiano (parlato e scritto).
• Buona conoscenza del francese e portoghese (parlato e scritto), desiderabile.

Capacità e Dimensione psico-attitudinale:

• Solida capacità organizzativa e di rispetto delle scadenze.
• Solida capacità di ascolto e confronto in contesti multiculturali.
• Solida capacità di lavorare in team e di motivare i colleghi sul campo.
• Spiccate capacità interpersonali: comunicazione, abilità diplomatiche e risoluzione dei problemi

COME CANDIDARSI:

Invio candidature: compilare il form specificando il ruolo: 3795 Desk DFPC

 Si richiede il CV, lettera di motivazione e le Referenze (almeno 2 contatti).

Scadenza invio candidature: 24/07/2025

Solo i profili che rispettano i requisiti richiesti verranno contattati.

***

Il processo di selezione si basa su criteri non discriminatori, per cui i candidati vengono selezionati senza alcuna distinzione di etnia, genere, orientamento politico e sessuale, religione, opinioni personali.

Il VIS applica il principio di tolleranza zero per qualsiasi tipo di abuso, sfruttamento o violenza contro bambini e bambine, adolescenti, giovani adulti e adulti e/o altri comportamenti non rispettosi della dignità umana, da parte del proprio personale, del personale partner o di altro personale associato alla ONG.